Autor: Diana Dima-Balea
Product Owner Harp
La momentul introducerii Harp, eram 80 de colegi în companie și ne îndreptam către 100. A fost un moment cheie.
Datorită creșterii constante, procesele interne au devenit obositoare. În HR, foloseam Excel pentru a gestiona calendarul evaluărilor colegilor. Trebuia să căutăm zilnic și să trimitem e-mailuri la începutul fiecărei evaluări, atât colegului cât și managerului acestuia. Fiecare săptămână aducea remindere pentru colegi și manageri despre procesul de evaluare. În master Excel, înregistram evoluția fiecărei evaluări și actualizam data următoarei după finalizarea discuțiilor. De asemenea, eram cc-ed în absolut toate e-mailurile legate de evaluări. Procesul nostru de evaluare este calculat de la data angajării, necesitând verificări ample pentru cele peste 80 de persoane. Lucram cu Excel aproximativ o săptămână pe lună, gestionând e-mailuri și actualizări.
Din 12 luni, cel puțin 3 erau dedicate sarcinilor cu valoare redusă.
Aveam nevoie, deci, de o soluție care să optimizeze calendarul în timp real, să trimită e-mailuri și memento-uri, să aducă transparență și ușurință în proces, analize în timp real și economisire de timp. Iar Harp ne-a înlesnit gestionarea automată a performanței.
De când folosim Harp, am câștigat mai mult timp. Colegii interacționează mai ușor cu sistemul nostru de management al performanței, iar managerii au un control sporit asupra echipei lor.
Tranziția a fost ușoară, sprijinul din organizație fiind considerabil, iar îmbunătățirile au adus valoare. Am observat o implicare crescută din partea tuturor. Primele luni au fost însă pline de întrebări și încercări, dar feedback-ul inițial ne-a încurajat să continuăm cu automatizarea proceselor de HR.
Primele impresii ale unor utilizatori:
„Este o aplicație frumoasă cu care pot interacționa. Cool!'
„Îmi pot consulta evaluarea anterioară a performanței cu ușurință, pentru a-mi aminti punctele mele tari și unde mai am de lucrat”.
„Am vizibilitate asupra evoluției mele de-a lungul timpului, cu repere de promovare”.
Primele impresii ale unor coordonatori și colegi de HR:
„Am mai mult timp să investesc în activități cu valoare adăugată”.
„Am scăpat de procese obositoare care nu mi-au adus bucurie”.
„Am o aplicație drăguță cu care pot interacționa.”
„Pot vedea calendarul de evaluare și pot lua decizii cu privire la procesele de performanță mai ușor și mai informat”.
„Pot vedea progresul performanței cuiva în timp.”
„Am metrici de performanță individuale și de echipă pentru a verifica și a construi obiective pe baza lor.”
Implementarea schimbărilor într-o organizație poate fi dificilă, însă noi am avut o tranziție ușoară. Unul dintre cei mai importanți factori pentru aceasta a fost alegerea momentului potrivit pentru schimbare. Așadar, pentru cei care plănuiesc să facă modificări, recomandăm să vă asigurați că momentul este adecvat și identificați corect nevoile.
Iată și pașii pentru a trece cu succes la orice schimbare, proces sau sistem:
Dezvoltați o poveste convingătoare și construiți un sprijin solid în jurul ei: definiți clar motivele schimbării și conturați viziunea post-implementare. Viziunea ar trebui să inspire angajații să accepte schimbarea. Identificați susținătorii cheie care vor ajuta la obținerea acceptării din partea întregii organizații.
Comunicați clar și implicați echipa: creați un plan de comunicare detaliat care să explice natura schimbării, motivele acesteia și beneficiile pentru organizație și angajați. Colectați feedback de la cei afectați; implicarea lor poate genera idei mai valoroase, facilitează acceptarea și cultivă un sentiment de apartenență față de procesul de schimbare.
Oferiți instruire, resurse și sprijin: asigurați-vă că angajații au pregătirea necesară pentru a se adapta la schimbări. Oferiți suport special celor care vor juca un rol cheie în noul proces, astfel încât să fiți aliniați cu comunicarea și procedurile necesare.
Sărbătoriți micile victorii: recunoașteți realizările și etapele importante. Acest lucru menține motivația.
Abordați rezistența: acceptați că este normal să existe opoziție la schimbare. Identificați sursele acesteia și comunicați beneficiile schimbării pentru a răspunde preocupărilor.
Susțineți schimbarea: după implementare, integrați-o în cultura și procesele organizației. Asigurați-vă că devine norma. Veți avea nevoie de o evaluare a implementării, precum și de leadership activ pentru sprijin continuu. Răbdarea este esențială; schimbările necesită timp, iar eșecurile pot apărea. Fiti pregătiți să adaptați abordarea după cum este necesar.
Astfel noi, în ITSS, am avut un momentum bun cu Harp, cu o nevoie reală din partea departamentului de HR și a întregii organizații. Am dezvoltat o poveste atractivă care a mobilizat mulți oameni, contribuind la schimbare și sărbătorind fiecare ocazie. Acest lucru a adus sprijin din partea organizației și a menținut conducerea implicată în proces. Implementarea noastră s-a desfășurat ușor, având puțină sau deloc rezistență datorită performanțelor aplicației în sine.
Harp oferă o interfață intuitivă și ușor de utilizat, facilitând navigarea și introducerea datelor pentru utilizatori, inclusiv pentru HR și manageri.
Această experiență pozitivă a contribuit la adoptarea rapidă.
De asemenea, Harp permite personalizarea proceselor și politicilor noastre unice de resurse umane, adaptându-se la nevoile în continuă schimbare ale organizației.
În lumea de astăzi, simplitatea câștigă inimi! Așa cum a făcut și Harp cu inima echipei noastre.
Vrei să afli mai multe despre Harp?
Comments